何度も見返してしまう、文字と行の議事録。

DATE : 2022.03.04

議事録は、とても大切。
文字と行でもそれは例外なく、打合せや会議のあとにはやっぱり議事録を残します。

例えば、お客さまとの打合せ。

文字と行では、「打合せの前の打合せ」という自然と日々に馴染んだ慣習があって、それは、頭の中がお客さまで満たされるまで話ができる、想いをたんまり膨らませる時間。
そこで出てきたたくさんの「知りたい」をノートに綴り、いざ打合せへと挑みます。
もとより打合せが楽しみな文字行さんたちは、出かけていく際、「行ってきまーす」と少し高めの声で出かけていきます。

打合せが終わり、お客さまの考えや想い、新たに気付いたお客さまの魅力など、手にした宝を溢すまいと、駅を降りたら少し小走り。
帰ってくるなりコートも脱がず、
体感した温度をそのままに、わー!と報告。

「議事録は、即日10分」

でも、人は気づかぬうちに何かを忘れる。
共有したとて何かが漏れる。
勢いに任せ、ドバッと吐き出して満足してしまうと、折角掴んだ大切な資産が1ミリずつ抜け落ちてしまうのです。

だから「議事録は、即日10分」。

文字と行では、議事録を残すことが決まりごとになっています。
どんなに忙しくてもあと回しにせず、そのときの映像と言葉が脳内に溢れているうちに文字に起こすことを大切にしているのです。
だからこそ、あとで見返したくなる資産が生まれるのかもしれない。

ん、10分??
そう、10分なんです。

それはきっと、文字と行がお客さまのお話を聞くことを大切にしているからこそ、打合せ直後に文字として残すことだけに没頭できる「10分」を決まりごとにしているのだと思います。
(実際には10分より少しかかってしまうことも多いのですが、、)

そして議事録はお客さまとの打合せに限らず、社内での会議でも同様に大切な業務。
だからこそ、だらだら長々とならないよう、
いかに無駄なくわかりやすく伝えるのかを求められるこの「10分」で、いろんな業務の基本となるスキルも鍛えらているのかもしれません。

議事録と一緒に、手書きメモ

記憶はあまり当てにできない。
だからといってパソコンに文字を並べても、あのときの楽しい打合せは蘇ってこない。
だから文字と行では、議事録と同じくらい「手書きのメモ」を大切にしています。

手書きメモには、その場面をパッケージングする役割があり、そしてそれは、用意された資料よりも打合せの場を盛り上げる不思議なチカラを持っています。

(落書きした図を見て)
「ここがポイントだよね!」
「こことここは連動しているんだよ」
など、

いつしか話題の中心に居るメモは、
言わば、リアルタイムで話を見える化してくれる最大の武器なのです。

お客さまから
「このメモ、写メとっていい?」
と聞かれこともしばしば。

その場にいるみんながメモを見て、いろんな意見を出し合う。
そうして出来上がった落書きのようなメモは、共有に欠かせない「記録」になります。そしてそのメモこそ、お客さまとの距離をきゅっと詰める文字行アイテムなんだなと思います。
(でもメモを作業にしてしまいがちなので、注意です。)

打合せでのメモや議事録は、
大切な「そのとき」を、未来からでも蘇らせる想いのかたまり。

ただの共有やまとめというだけでなく、1年後に読み返しても「なるほど、そうだ」とそのときの気持ちに私たちを戻してくれる。
そして想いを注ぎ込むからこそ、何度も見返してしまう「資産」なのかなと感じます。

素敵な瞬間をそのまま残したい。
だから、結論だけでなく、
むむむと一緒に頭を悩ませた工程も記す。

ぜんぶぜんぶ、「議事録は、即日10分」で。

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